Helpful idea 96 by Drayton Bird: Nu pune cititorii sa faca treaba in locul textului tau!

Aveti prea mult de citit? Memo-uri, rapoarte, scrisori, e-mailuri, brosuri, ziare, reviste, cataloage, scrisori venite prin direct mailing? Si se inmultesc pentru ca lumea crede in eficienta mesajelor scrise?

Ei bine, in urma cu cativa ani, s-a facut un studiu de piata si cei mai importanti oameni de afaceri din SUA au fost intrebati ce schimbare si-ar dori cel mai mult sa vada in afacerea lor? Nu s-au gandit nici la contabilitate, nici la strategie. Majoritatea si-a dorit ca “oamenii sa scrie mai bine”.

Trebuiau sa faca fata unei cantitati mult prea mari de scriitura fara sens. Cu toti avem aceasta problema. Cele mai multe lucruri scrise din zilele noastre sunt absolut oribile. Sunt prost scrise, plictisitoare si uneori chiar greu de inteles.

Si totusi, puteti evita sa scrieti greoi daca stiti sa numarati.

Acest adevar simplu a fost descoperit de Rudolph Flesch, un american care prin anii ’40 a cercetat cum anume poti face un text usor de citit. El a formulat cateva reguli foarte simple.

Cel mai simplu este sa faci fraze scurte. Fraza cea mai usor de citit are doar opt cuvinte. Media este de 16 cuvinte. O fraza cu mai mult de 32 de cuvinte este greu de urmarit.

Asta pentru ca lumea are tendinta sa uite ce s-a spus la inceputul frazei pana cand ajunge la sfarsitul acesteia. Trebuie sa le usurati aceasta sarcina.

Acelasi lucru se aplica si la paragrafe. Scrieti paragrafe diverse, dar scurte; sa contina doar una sau doua idei, mai ales primul paragaraf. Un paragraf lung la inceput este descurajant.

Din fericire, Microsoft Word are un instrument care se bazeaza pe ideea lui Flesch si care va ajuta. Mergeti in Tools/Options/Spelling&Grammar/Show readability statistics. Daca folositi aceasta optiune, computerul va spune automat cat de usor de citit este ceea ce ati scris.

A! Si orice ati scrie, ignorati recomandarile de gramatica ale Microsoft Word pentru ca sunt 100% nefolositoare.

Asa da!

Cititi orice roman la moda, orice ziar sau revista. Ele sunt scrise pentru persoane care nu sunt neaparat destepte sau care nu se concentreaza. Cuvintele, frazele si paragrafele sunt foarte scurte. Si iata si alte sugestii:

  1. Un titlu sau subtitlu trebuie sa te faca sa iti doresti sa citesti mai departe, nu sa ofere destule informatii astfel incat sa nu mai fie nevoie sa parcurgi textul.
  2. Incercati sa evitati plurarul “noi” in loc de “eu”; de obicei, oamenii citesc ceva de la mine la tine, nu de la o organizatie la mine.
  3. Numarati de cate ori ati folosit “tu” (cu declinarile sale) fata de “eu” (cu declinarile sale). Ar trebui sa aveti un raport de 2 la 1 sau, si mai bine, de 3 la 1.
  4. Folositi la inceputul frazelor expresii care indica o adaugare sau detaliere pentru ca oamenii sa continue sa citeasca. De exemplu: mai mult decat atat, tocmai de aceea, pe langa aceasta, de asemenea, in plus. Toate aceste formulari ii indica cititorului ca mai are ceva de aflat. Si nu aplicati regula ca nu puteti incepe cu “si”; multe fraze din Biblie incep asa.
  5. Puteti folosi intrebari la sfarisitul frazelor sau paragrafelor. De ce?
  6. Pentru ca atunci trebuie sa citesti mai departe ca sa afli raspunsul (asa cum am procedat si eu la punctul 5 de mai sus).

“1984” si “Ferma animalelor” ale lui George Orwell sunt parabole fascinante despre cosmarul totalitarismului. Intr-un eseu, el ne vorbeste despre 6 reguli pentru a scrie mai bine.

1. Nu folositi niciodata o metafora, o comparatie sau alta figura de stil pe care sunteti obisnuiti sa o vedeti tiparita.

Oamenii se obisnuiesc cu aceste formule si nu le mai atrag atentia. Spuneti ceva nou sau diferit. De exemplu, nu spuneti “de ultima generatie”, ci “nou”.

2. Dintre cuvintele potrivite contextului, folositi-l pe cel scurt.

–    pentru “a instiinta” folositi “a anunta”
–    pentru “a achizitiona” folositi “a cumpara”
–    pentru “semnatar” folositi “autor”

3. Intotdeauna scurtati o expresie daca se poate.

–    “situatie de criza” trebuie sa fie “criza”
–    “in cadrul procesului de testare” trebuie sa fie “in timpul testarii”
–    “dezbaterile pe marginea…” trebuie sa fie “dezbaterile despre”

4. Nu folositi diateza pasiva cand puteti formula la diateza activa.

Diateza activa este mai scurta. Iata un exemplu din Biblie “Esau a fost ucis de Iacob” suna mai bine formulat “Iacob l-a ucis pe Esau.”

5. Nu folositi expresia in limba straina sau un termen de specialitate daca aveti un echivalent mai simplu.

–    pentru “interfata” puteti folosi “vorbiti cu”
–    pentru “mission statement” sau “declaratia de principii” puteti folosi “obiectivele noastre”

6. Mai bine incalcati aceste reguli decat sa scrieti grosolan.

Mai am doua sugestii pe langa cele despre a scrie cat mai simplu posibil.

Inainte de a incepe, schitati o structura simpla si logica pentru ceea ce vreti sa comunicati. Apoi faceti prima varianta a textului pe care sa o reviziuiti pana sunteti 100% la 100% siguri ca intelege oricine citeste.

Odata, un prieten mi-a sugerat o solutie care m-a amuzat. “Arata textul unui natarau. Sa-l citeasca si sa-ti spuna daca a inteles ce ai scris.”

Eu nu arat ce scriu unor natarai. Eu le arat unor persoane cu bun simt, care nu sunt insa atat de interesate de subiect ca si mine. De obicei este asistenta mea, dar poate fi oricine altcineva din jurul meu.

Intreb: “Poti sa citesti asta, te rog? Ce crezi? E clar?”

Amintiti-va ca – asa cum observa si Dr. Johnson acum 200 de ani – “ceea ce este scris pentru placerea scriitorului, foarte rar ajunge sa-i placa si cititorului”.  Nu scrieti pentru voi, ci pentru ceilalti. Faceti ca cititul sa le fie usor!

Si daca vreti sa va fie si voua usor, cititi o carte excelenta si foarte concisa scrisa de doi dintre fostii mei colegi. Cartea se numeste “Texte care functioneaza – Cum sa iti imbunatatesti scrisorile, rapoartele, discursurile, CV-ul, planificarile si alte texte de afaceri” de Kenneth Roman si Joel Raphaelson. (titlul original: “Writing that Works – How to Improve Your Memos, Letters, Reports, Speeches, Resumes, Plans, and Other Business Papers”).

Cu drag,

Drayton

P.S.1: Daca ai un prieten sau coleg de birou care ar putea fi interesat sa afle noutati direct de la mine, invita-l, te rog, pe www.draytonbird.com

P.S.2: Daca doriti sa analizati in detaliu scrierile lui Drayton Bird o puteti face aici.

Răspunde:

six + twenty =